Guide d'utilisation de la fonctionnalité Calendrier de réservation sur Systeme.io
Dans cet article, vous allez découvrir comment utiliser la fonctionnalité de calendrier de réservation sur Systeme.io. Vous y trouverez toutes les informations essentielles pour apprendre à utiliser cette fonctionnalité de manière efficace et optimiser la gestion de vos rendez-vous.
Préambule :
Le calendrier de réservation intégré à Systeme.io vous offre la possibilité de planifier et de gérer vos réunions directement depuis la plateforme, sans recourir à des outils externes comme Calendly ou Youcanbookme. Intuitif et pratique, il simplifie l’organisation de vos rendez-vous et centralise vos activités en un seul endroit.
Accès au menu Calendrier
Le menu « Calendrier » est accessible depuis le menu principal de syteme.io
Au niveau de la rubrique "Calendrier", vous trouverez trois onglets principaux :
- Événements
- Réservations
- Disponibilité
Événements :
Cette page regroupe tous les événements que vous avez créés, permettant de les visualiser et d'en créer de nouveaux.
Comme exemple d'événement, vous pouvez créer des événements "Consultation gratuite" ou encore "Session technique".
Comment créer un événement ?
Configurez les détails de vos événements dans la section "Événements", en cliquant sur "Créer un nouvel événement".
Une page apparaitra vous permettant de saisir les informations suivantes :
- Détails de l’événement :
- Nom de l’événement.
- Nom de l’hôte.
- Durée de l’événement.
- Photo de l’hôte (par défaut, la photo de profil de l’utilisateur est utilisée, mais celle-ci peut être personnalisée).
- Paramètres de localisation :
Pour le lieu de votre événement, vous pouvez choisir entre "Réunion", "Appel" et "Face à face"
- Réunion : Choisissez une intégration supportée (Zoom est disponible actuellement, pour en savoir plus sur la mise en place de cette intégration, cliquez ici) ou bien mettre le lien externe de votre choix sur laquelle la réunion aura lieu. Si vous choisissez Zoom, assurez-vous d’avoir configuré l’intégration au préalable.
- Appel : Proposez une réunion par appel téléphonique, il vous suffit d'ajouter votre numéro et sauvegarder.
- Face à face : Indiquez une adresse physique et un numéro de téléphone, ensuite sauvegarder.
Note : Vous pouvez proposer plusieurs lieux de réunion pour un même événement (par exemple, appel et face à face), le prospect devra choisir ce qui lui convient.
- Description de l’événement : ajouter une petite description de votre événement qui apparaitra sur votre calendrier.
Configurer la disponibilité de vos événements :
Dans cette section, vous pouvez configurer la disponibilité pour un événement spécifique.
- Intervalle de dates : représente la période pendant laquelle l'événement est disponible. Par défaut, cette plage est fixée à 30 jours.
- Heures disponibles : Il est également possible d'utiliser les paramètres de disponibilité globale définis au niveau de la rubrique "Disponibilité" en activant ou désactivant le bouton "Utiliser la disponibilité globale".
Note : les disponibilités globales définies par défaut sont expliquées au niveau du 3ᵉ et dernier point de cet article.
Paramètres avancés de la page de création d'événement :
La dernière section de la page "Événements" propose des options de configuration plus avancées :
- Fréquence de rendez-vous : Permet de définir la fréquence des créneaux horaires disponibles dans le calendrier. Par exemple, si l'incrément est fixé à 15 minutes et qu'aucun temps entre 2 rendez-vous n'est sélectionné, les créneaux apparaîtront ainsi : 9:00, 9:15, 9:30, etc.
- Limite journalière : Permet de fixer un nombre maximum d'événements pouvant être réservés par jour.
- Temps entre 2 rendez-vous : il s'agit d'un délai avant et/ou après un événement pour éviter les réservations consécutives sans interruption.
- Affichage du fuseau horaire : Indique si l'heure de réservation sera affichée dans le fuseau horaire de l'invité ou dans celui de l’hôte.
Voici un exemple de prévisualisation du calendrier pour un événement dont la localisation est "Appel" et "Face à face", dont la fréquence de rendez-vous est de 30 minutes et dont les disponibilités sont le mardi et mercredi uniquement.
Note : Lorsqu'un invité prend rendez-vous à partir de votre calendrier, celui-ci reçoit un email de confirmation du rendez-vous qui contient toutes les informations du rendez-vous, ainsi qu'un bouton pour annuler celui-ci. De plus, une notification par email est envoyée au propriétaire du calendrier pour le tenir informé d'un nouveau rendez-vous.
Réservations :
Cette page vous permet de consulter et de gérer toutes les réservations effectuées.
- Fonctionnalités principales :
- Visualisez toutes vos réservations.
- Annulez une réservation, en cliquant sur "Annuler" au niveau de la réservation.
Ensuite en cliquant sur "Confirmer" pour valider l'annulation.
- Reprogrammez une réunion, en cliquant sur "Reprogrammer le rendez-vous"
Sélectionnez la date et l'horaire de votre choix pour la reprogrammation du rendez-vous et cliquez sur "Appliquer" pour valider.
Note : dans le cas d'une annulation de rendez-vous ou une reprogrammation de rendez-vous, les invités ainsi que le propriétaire du calendrier sont notifiés par email du changement effectué.
Disponibilités :
Sur cette page, vous pouvez configurer vos disponibilités globales pour les événements.
- Disponibilités hebdomadaires : Définissez vos plages horaires disponibles pour chaque jour de la semaine. Sachez qu'il est possible de créer plusieurs créneaux pour vos disponibilités pour une même journée.
- Disponibilités spécifiques à une date : Remplacez les disponibilités globales pour certains jours particuliers.
Nous vous invitons à consulter l'article "Comment ajouter un calendrier systeme.io sur votre page" pour savoir comment ajouter votre calendrier sur une page.