Comment créer un compte assistant
Dans cette page, vous allez découvrir comment inviter un assistant ou collaborateur à rejoindre votre espace de travail.
Ce dont vous aurez besoin :
- un compte systeme.io
- l'adresse email de la personne que vous souhaitez inviter
Étapes à suivre pour inviter un assistant
Cliquez sur votre photo de profil, puis accédez à la rubrique "Paramètres". (numéro 1 sur l'image)
Rendez-vous dans la section "Membres de l'espace de travail". (numéro 2 sur l'image)
Cliquez sur "Inviter" (numéro 3 sur l'image), entrez l’adresse email de l’assistant à inviter, puis validez en cliquant à nouveau sur "Inviter". (numéro 4 sur l'image)
L’assistant recevra un email intitulé "Invitation à rejoindre un espace de travail systeme.io". Il lui suffira d’ouvrir cet email et de cliquer sur le lien de confirmation.
Notes :
- Si l'assistant dispose déjà d’un compte systeme.io avec l’adresse email utilisée, il sera redirigé vers la page de connexion.
- Si l'assistant n’a pas encore de compte, il sera invité à créer un mot de passe pour activer son accès.
Une fois connecté, l’assistant pourra basculer entre les espaces de travail depuis la section située en haut à gauche du tableau de bord.
Lors du changement d’espace, un message de confirmation s’affichera.
Vous pouvez facilement distinguer :
- Les assistants qui ont confirmé leur invitation (icône spécifique visible à côté de leur adresse email)
- De ceux qui ne l’ont pas encore fait
Accès et permissions des assistants :
Les assistants peuvent manipuler les données de l’espace de travail du propriétaire (création, lecture, mise à jour, suppression).
Plus précisément, voici les fonctionnalités auxquelles les assistants ont accès depuis leur interface :
- Contacts : les assistants ne voient pas la liste complète des contacts, mais ils peuvent rechercher un contact en particulier en filtrant avec son adresse email.
- Tags
- Pipelines
- Calendrier
- Blogs
- Tunnels de vente
- Digital store
- Newsletters
- Campagnes
- Statistiques d'email
- Règles d'automatisation
- Workflows
- Produits physiques
- Codes promo
- Formations
- Communautés
- Fichiers
- Commandes
- Transactions : les assistants ne voient pas la liste complète des transactions, mais peuvent rechercher les transactions d'un client spécifique en filtrant avec son adresse email
- Abonnements : les assistants ne voient pas la liste complète des abonnements, mais peuvent rechercher un client spécifique en filtrant avec son adresse email
- Pack de formation
- Accès aux paramètres ci-dessous :
- Compte
- Emails
- Formations
- Tunnels de vente
- Notifications
Donner un accès administrateur à un assistant :
Pour accorder un accès administrateur à un assistant, cliquez sur les trois points situés à droite de son adresse email, puis sélectionnez "Modifier le rôle". (numéro 5 sur l’image)
Choisissez ensuite le rôle "Administrateur" (numéro 6 sur l’image), puis cliquez sur "Sauvegarder". (numéro 7 sur l’image)
Une fois l’action validée, l’assistant devient administrateur. Vous pouvez le confirmer grâce à l’icône "Administrateur" affichée à côté de son adresse email, ainsi qu'à la notification qui apparaîtra en haut de la page.
Quels accès supplémentaires possède un administrateur ?
Un administrateur dispose des mêmes autorisations qu’un assistant classique, avec des privilèges supplémentaires lui permettant de gérer des éléments sensibles et avancés de votre compte.
1. Accès aux données sensibles
L’administrateur peut consulter l’ensemble des données suivantes
- Votre chiffre d’affaires
- La liste complète de vos contacts
- L’historique des transactions
- Les fiches des élèves
- Les factures affiliées
Note : Bien qu’un administrateur ait accès à l’ensemble des données sensibles du compte (chiffre d’affaires, contacts, transactions, etc.), il ne peut pas exporter la liste de contacts. Cette action est strictement réservée au propriétaire du compte.
2. Accès à des paramètres avancés
L’administrateur peut également gérer les sections suivantes :
- Paiements : configuration des paramètres fiscaux, tarifs, des conditions d'utilisation, et du pied de page des factures.
- Clés API publiques : création et gestion des clés API.
- Webhooks : création et gestion des webhooks pour automatiser les échanges de données avec d'autres services.
- Membres de l’espace de travail : invitation de nouveaux assistants et gestion de leurs accès.
- Intégrations : gestion des intégrations avec des outils externes comme Zoom, Google Meet, Google Sheets et Google Agenda.
Sections inaccessibles aux assistants et administrateurs :
Certaines sections restent strictement réservées au propriétaire du compte, même pour les administrateurs. Il s'agit de :
- Profil : informations personnelles du propriétaire du compte.
- Gérer mon plan systeme.io : gestion du plan d’abonnement à systeme.io.
- Passerelle de paiement : ajout et gestion des passerelles de paiement (ex. : Stripe, PayPal).
- Gérer mes abonnements : consultation et résiliation des abonnements, qu’ils soient auprès de systeme.io ou d'autres vendeurs.
- Paramètres de livraison : configuration des options de livraison pour les produits physiques.
- Programme d’affiliation : gestion du programme d’affiliation du propriétaire.
- Domaines personnalisés : ajout, configuration ou suppression de domaines personnalisés liés au compte.
- Paiement des commissions d’affiliation : choix de la méthode de paiement pour recevoir les commissions en tant qu’affilié.
Comment révoquer l'accès d’un assistant à votre espace de travail ?
Pour retirer un assistant de votre espace de travail, cliquez sur les trois points situés à droite de son adresse email, puis sélectionnez "Supprimer". (numéro 8 sur l’image)
