Ne risquez pas d'être bloqué : identifiez vos listes conformes et non conformes

Cette page présente des exemples concrets de listes conformes, non conformes et en zone grise, ainsi que des bonnes pratiques à suivre pour garantir que vos habitudes d'envoi respectent les règles de consentement et les normes de délivrabilité.

Grâce à ces conseils, vous pourrez :

• Protéger votre réputation d'expéditeur.
• Améliorer vos taux d'ouverture et d'engagement.
• Réduire le risque de plaintes ou de blocages.

I. Exemples de listes conformes (respectant les bonnes pratiques)

1. Les personnes qui ont volontairement rempli un formulaire d'inscription sur votre site

Les contacts qui ont fourni volontairement leur adresse email via un formulaire clair constituent la base la plus fiable et sécurisée pour vos campagnes marketing. Ces abonnés ont choisi de recevoir vos communications, ce qui réduit considérablement le risque de plaintes pour spam et protège votre réputation d'expéditeur.

Caractéristiques de ces contacts :

a. Consentement volontaire et clair

• L'abonné sait exactement pour quoi il s'inscrit : une newsletter, un guide gratuit, du contenu exclusif, des offres promotionnelles, etc.
• L'adresse email est collectée via un formulaire explicite où l'utilisateur comprend qu'il recevra des emails marketing.

b. Sécurité juridique et conformité

• Ce type de consentement est conforme au RGPD et aux bonnes pratiques du marketing par email.
• Vous pouvez envoyer des emails marketing en toute confiance, sans craindre que vos messages soient marqués comme spam.

c. Exemples concrets

• Un visiteur remplit un formulaire pour télécharger un guide gratuit et coche la case : "Oui, je souhaite recevoir la newsletter et des conseils exclusifs".
• Un client achète un produit et coche la case : "Je souhaite recevoir des actualités et des offres spéciales".

Avantage principal : Ces contacts sont hautement qualifiés, plus susceptibles d'ouvrir vos emails, de cliquer sur vos liens et d'interagir avec votre contenu. Cela améliore vos taux d'engagement et la délivrabilité globale de vos campagnes.

Astuce : veillez à toujours inclure une case à cocher « Je souhaite recevoir vos e-mails » ainsi qu'un lien vers votre politique de confidentialité.

2. Abonnés ayant explicitement coché une case pour recevoir votre newsletter lors d'un achat

Même lorsque l'inscription à votre liste email a lieu pendant le processus de paiement, il est essentiel que le consentement soit volontaire et clairement indiqué. Le simple fait qu'un client fournisse son adresse email lors d'une commande n'est pas suffisant : il doit comprendre qu'il accepte de recevoir vos communications marketing.

Points clés à respecter :

a. Volontaire et actif

• La case à cocher pour s'abonner à la newsletter ou recevoir des offres doit être décochée par défaut.
• L'abonné doit effectuer une action claire et délibérée, comme cocher la case pour confirmer son accord.

b. Rédaction claire et compréhensible

• Utilisez un libellé précis qui indique exactement ce que le contact recevra : conseils, promotions, newsletters, guides exclusifs, etc.

Exemple : "Oui, je souhaite recevoir des actualités, des conseils et des offres exclusives par email."

c. Avantage : protection contre le spam

• Un consentement clair et volontaire garantit que vos emails ne seront pas signalés comme spam par vos abonnés ou les fournisseurs d'accès Internet (FAI).
• Cela protège également votre réputation d'expéditeur et améliore la délivrabilité de vos campagnes.

d. Preuve du consentement

• Conservez un enregistrement de l'action : horodatage, page de confirmation et texte exact du consentement.
• Cette preuve est essentielle pour rester conforme au RGPD ou répondre à toute demande juridique ou audit marketing.

Astuce : intégrez la case d'opt-in de manière visible et distincte pendant le processus de paiement, avec un libellé clair et précis. Évitez les formulations ambiguës ou les cases pré-cochées pour garantir un consentement authentique et valable.

3. Les visiteurs d'un salon professionnel qui ont coché la case « Je souhaite recevoir vos emails » sur un formulaire

Les contacts peuvent également s'abonner à vos communications hors ligne, par exemple lors d'un événement, d'un salon professionnel, d'une visite en magasin ou d'un appel téléphonique. Ces inscriptions sont valables tant que le consentement est clair et volontaire, et que le contact comprend exactement pour quoi il s'engage.

Points clés à respecter pour les inscriptions hors ligne :

a. Clarté du consentement

• Expliquez clairement ce que le contact recevra : newsletters, offres spéciales, invitations à des événements, guides ou contenu exclusif.
• Évitez des formulations vagues ou ambiguës qui pourraient être interprétées comme une collecte d'emails non sollicitée.

b. Action volontaire

• Le contact doit effectuer une action claire pour donner son accord, par exemple :
  • Côcher une case sur un formulaire physique ou numérique.
  • Signer un document ou fournir son email après avoir été informé des communications qu'il recevra.

c. Enregistrement du consentement

• Conservez un enregistrement de l'inscription, incluant la date, le contexte (événement, point de vente, appel) et le texte exact du consentement.
• Cette preuve est essentielle pour justifier la conformité au RGPD et prouver que les emails marketing ont été autorisés volontairement.

d. Avantage principal

• Des inscriptions hors ligne claires et volontaires contribuent à construire une base de contacts fiable tout en réduisant le risque de plaintes pour spam et en améliorant la délivrabilité globale de vos campagnes.

Astuce : lors d'événements ou d'interactions hors ligne, utilisez un formulaire standardisé indiquant clairement l'objet des emails, et assurez-vous que le contact comprend et accepte explicitement de recevoir vos communications.

Essayez de conserver une preuve (photo du formulaire, scan ou journal de base de données) pour démontrer le consentement si nécessaire.

4. Clients existants recevant des informations liées au service (modifications de compte, confirmations de commande)

a. Les emails transactionnels sont des messages envoyés dans le cadre d'une transaction ou d'une relation directe avec le contact. Ils sont acceptables même si le contact n'a pas explicitement donné son consentement marketing, car ils sont nécessaires au fonctionnement du service ou de la relation commerciale.

Exemples d'emails transactionnels :

• Reçus et confirmations de commande
• Notifications de livraison ou suivi de colis
• Alertes de sécurité ou changements de mot de passe
• Rappels de rendez-vous ou informations importantes liées au service

Important : la distinction avec le marketing

• Si vous souhaitez ajouter du contenu promotionnel à ces emails (par ex. : offres spéciales, recommandations de produits, promotions), un consentement marketing explicite doit être obtenu séparément.
• Mélanger contenu transactionnel et marketing sans consentement peut être perçu comme du spam et nuire à la réputation de l'expéditeur.

Astuce : créez des modèles distincts pour vos emails transactionnels et vos emails marketing.

• Les emails transactionnels doivent se limiter aux informations nécessaires au service ou à la transaction.
• Ajoutez toujours une option claire pour s'abonner à vos communications marketing si vous souhaitez inclure des promotions, par exemple via une case à cocher ou un lien d'abonnement dans le reçu ou la confirmation.

II. Exemples de listes non conformes

1. Listes achetées ou louées auprès d'un fournisseur externe

Certaines listes de contacts disponibles à l'achat ou partagées par des tiers peuvent sembler attrayantes, mais elles présentent un risque majeur pour votre activité d'email marketing.

a. Caractéristiques des contacts sans consentement :

• Les personnes figurant sur ces listes n'ont jamais donné leur consentement explicite pour recevoir vos emails.
• Vous n'avez aucune garantie quant à leur intérêt réel, leur activité ou la validité de leur adresse email.

b. Risques associés :

• Signalements de spam
  • Les destinataires qui n'ont jamais demandé vos emails peuvent cliquer sur « spam » dès leur réception.
  • Ces signalements nuisent à votre réputation d'expéditeur et peuvent conduire à ce que vos campagnes soient bloquées par les fournisseurs d'accès Internet.
• Taux de rebond élevé
  • Les adresses achetées sont souvent inexactes, obsolètes ou temporaires, entraînant de nombreux rebonds durs.
  • Un taux de rebond élevé détériore votre score de délivrabilité et peut déclencher des restrictions sur votre compte d'envoi.
• Suspension de compte
  • L'utilisation de contacts non consentants est généralement interdite par les plateformes d'emailing.
  • Les comptes peuvent être suspendus ou supprimés, vous empêchant d'envoyer de futures campagnes.

Exemple concret :

Acheter une liste de 10 000 emails « intéressés par les cosmétiques » en ligne peut sembler une opportunité rapide. En réalité, vous exposez votre entreprise à des signalements pour spam, des rebonds massifs et des sanctions sévères, sans réel bénéfice en termes d'engagement ou de conversion.

Notez que les listes achetées sont strictement interdites sur systeme.io.

Astuce : n'achetez jamais et n'utilisez jamais de listes tierces. Construisez votre liste de manière organique via :

• Des formulaires clairs sur votre site
• Des inscriptions lors d'événements ou d'achats
• Des offres de contenu gratuit (guides, ebooks, newsletters)

Cela garantit que vos contacts ont donné un consentement explicite, ce qui optimise la délivrabilité et protège votre réputation d'expéditeur.

2. Listes fournies par un tiers (une autre entreprise ou un partenaire)

a. Contacts sans preuve de consentement : un risque juridique

Même si certaines listes de contacts semblent pertinentes pour votre activité ou votre secteur, il est crucial de comprendre qu'il n'existe aucune preuve qu'ils aient accepté de recevoir vos emails. L'intérêt présumé d'un contact ne remplace jamais le consentement explicite et volontaire.

Risques principaux :

• Non-conformité juridique

• L'envoi d'emails à des contacts sans consentement constitue une violation du RGPD en Europe et enfreint les lois anti-spam dans d'autres pays.
• Les sanctions peuvent inclure des amendes lourdes et des actions en justice contre votre entreprise.

• Risque pour votre réputation d'expéditeur

• Les contacts non consentants sont plus susceptibles de signaler vos emails comme spam.
• Cela dégrade votre score de délivrabilité, augmente les rebonds et peut conduire au blocage ou à la suspension de votre compte d'emailing.

• Manque d'engagement réel

• Même si la liste cible votre niche, l'intérêt supposé ne garantit pas d'ouvertures ou de clics.
• Ces contacts ne contribueront pas à vos taux d'engagement et risquent de diminuer l'efficacité globale de vos campagnes.

Astuce : n'envoyez jamais d'emails marketing sans preuve de consentement. Concentrez-vous sur la collecte organique de contacts via des formulaires clairs, des inscriptions à des événements ou des offres de contenu gratuit.

En conservant un enregistrement horodaté du consentement, vous sécurisez votre conformité juridique et optimisez votre délivrabilité et votre engagement.

3. Adresses collectées via Facebook ou d'autres réseaux sociaux sans formulaire d'opt-in clair

a. Contacts issus des réseaux sociaux : attention au consentement

L'utilisation des réseaux sociaux pour collecter des emails peut sembler pratique, mais il est essentiel de comprendre qu'une simple connexion ou interaction ne garantit pas le consentement à recevoir vos emails marketing.

Points clés à retenir :

• Consentement explicite requis

• Même si un utilisateur se connecte via Facebook, Instagram ou un autre réseau social, cela ne signifie pas qu'il accepte de recevoir vos communications par email.
• Le consentement doit être volontaire, clair et enregistré, conformément au RGPD et aux bonnes pratiques du marketing par email.

• Risques associés

• L'envoi d'emails à des contacts collectés via les réseaux sociaux sans leur accord vous expose à :
  • Signalements de spam
  • Taux de rebond élevé
  • Suspension ou blocage de votre compte d'emailing
  • Sanctions juridiques pour non-conformité au RGPD

Exemple concret :

• Extraire les adresses email des participants à un événement Facebook, puis les ajouter automatiquement à votre liste de diffusion sans leur accord explicite, est une pratique à haut risque.
• Ces contacts n'ont jamais consenti à recevoir vos emails, rendant l'envoi non conforme et dangereux pour votre réputation.

Astuce : pour utiliser les réseaux sociaux en toute sécurité :

• Proposez un formulaire d'opt-in explicite lié à votre page ou événement, avec une case à cocher pour le consentement marketing.
• Conservez un journal horodaté du consentement pour chaque contact.
• N'ajoutez jamais automatiquement des emails extraits des réseaux sociaux à vos campagnes sans validation explicite.

4. Contacts pris dans une base de données publique ou sur des sites externes

Même si une adresse email est facilement accessible publiquement (site web, annuaire en ligne, profil LinkedIn), cela ne signifie pas que le propriétaire de l'adresse souhaite recevoir vos emails marketing. L'intérêt apparent ou la visibilité publique ne remplace jamais le consentement explicite.

Points clés :

a. Consentement obligatoire

• Le RGPD et les lois anti-spam exigent que chaque contact ait donné son accord volontaire et explicite pour recevoir vos communications marketing.
• Une adresse trouvée sur Internet ne constitue pas un consentement : envoyer un email marketing non autorisé est considéré comme du spam.

b. Risques associés

• Signalements de spam : L'email peut être signalé, endommageant votre réputation d'expéditeur.
• Taux de rebond élevé : Certaines adresses publiques peuvent ne plus être actives.
• Sanctions juridiques : En Europe, l'envoi d'emails non sollicités peut entraîner des amendes lourdes pour non-conformité au RGPD.

Exemple concret :

• Copier-coller les emails de professionnels trouvés sur LinkedIn, des annuaires en ligne ou des sites web et les ajouter à votre liste de diffusion sans leur accord explicite est risqué et non conforme.
• Même si ces contacts sont pertinents pour votre secteur, leur consentement n'a pas été recueilli, ce qui peut entraîner des problèmes de délivrabilité et juridiques.

Astuce : pour utiliser des contacts provenant de sources publiques en toute sécurité :

• Proposez un formulaire d'opt-in clair et volontaire sur votre site ou via un email d'introduction initial.
• N'ajoutez jamais automatiquement des adresses extraites de LinkedIn ou d'annuaires à votre liste marketing.
• Conservez un journal horodaté du consentement pour prouver que chaque contact a accepté de recevoir vos emails.

5. Listes internes d'employés envoyées via un outil marketing externe

Les emails destinés aux employés ou aux communications internes doivent rester sur des outils conçus pour un usage interne, et ne devraient pas être envoyés via vos plateformes d'email marketing destinées au public.

Points clés :

a. Pourquoi vous ne devez pas utiliser un outil marketing externe

• Les plateformes d'emailing comme systeme.io sont conçues pour gérer des emails marketing externes avec des règles strictes concernant le consentement et les désabonnements.
• L'envoi d'emails internes via ces outils peut poser des problèmes liés aux liens de désabonnement, qui sont obligatoires et n'ont pas de sens dans un contexte interne.
• Les emails envoyés à vos employés via une plateforme marketing peuvent être interprétés comme abusifs par les filtres anti-spam ou la politique interne de votre entreprise.

b. Risques associés

• Confusion pour les destinataires : ils pourraient cliquer par erreur sur le lien de désabonnement, interrompant la réception d'emails importants.
• Non-conformité avec les règles internes : Certaines entreprises interdisent l'utilisation d'outils marketing externes pour les communications internes.
• Impact sur votre réputation d'expéditeur : Si votre domaine est utilisé pour des emails internes non conformes, cela peut nuire à la délivrabilité de vos campagnes externes.

c. Bonnes pratiques

• Utilisez des outils dédiés à la communication interne : applications de messagerie professionnelles (Outlook, Google Workspace, Slack, Teams), votre intranet ou des newsletters internes.
• Si vous devez envoyer un message marketing à vos employés pour des tests internes ou des promotions, créez un segment interne distinct et utilisez des canaux sécurisés et adaptés.

Astuce : pour bien séparer vos communications internes et externes, maintenez deux listes distinctes :

• Une liste marketing externe pour vos abonnés et clients consentants.
• Une liste interne pour vos employés sur des outils internes adaptés.

Cette séparation protège votre réputation d'expéditeur et évite tout problème lié aux obligations légales ou aux filtres anti-spam.

III. Cas à vérifier selon le contexte

1. Contacts que vous n'avez pas contactés depuis longtemps

Même si le consentement donné précédemment est toujours valide, votre contact peut ne plus se souvenir de vous ou de la raison pour laquelle il a accepté de recevoir vos messages. Dans ce cas, il existe un risque qu'il signale vos emails comme spam, ce qui peut nuire à votre délivrabilité.

Solution recommandée : Avant de reprendre vos envois réguliers, nous recommandons d'envoyer un email de reconfirmation. Par exemple, vous pouvez demander poliment : "Souhaitez-vous continuer à recevoir nos mises à jour ?". Cela permet à vos contacts de confirmer leur intérêt et vous assure de continuer à respecter les bonnes pratiques en matière de consentement et de conformité au RGPD.

2. Listes provenant d'une agence ou d'un partenaire

Il est essentiel de vérifier que chaque contact de votre liste a donné son consentement explicite pour recevoir vos communications. Envoyer des emails à des personnes sans consentement clair peut non seulement nuire à votre réputation, mais aussi vous exposer à des risques de non-conformité avec la législation en vigueur, comme le RGPD.

Conseil pratique : Avant d'envoyer quoi que ce soit, assurez-vous de pouvoir fournir la preuve de l'opt-in pour chacun de vos contacts, surtout si la liste est utilisée en votre nom. Cette preuve peut prendre la forme d'un formulaire rempli, d'une confirmation par email ou de tout autre enregistrement certifiant que le contact a volontairement accepté de recevoir vos messages.

3. Listes collectées hors ligne (cartes déposées en magasin, salons, événements)

Ces listes de contacts peuvent être utilisées pour vos campagnes, mais elles présentent un risque accru si le consentement n'est pas parfaitement clair ou documenté. En effet, en cas de litige ou d'audit, vous devez être en mesure de démontrer que chaque contact a volontairement accepté de recevoir vos communications.

Bonne pratique : Conservez systématiquement la date et le contexte de collecte pour chaque contact. Cela peut inclure le formulaire rempli, la campagne ou l'action spécifique qui a mené à l'inscription. Cette pratique vous permet de prouver le consentement et de réduire les risques associés à l'envoi d'emails marketing.

4. Envoi d'enquêtes ou d'informations diverses à vos clients

Si votre contact a clairement donné son accord pour être contacté par email, utiliser son adresse dans vos campagnes est conforme aux bonnes pratiques et à la réglementation.

Sinon, il est essentiel de demander explicitement ce consentement avant de l'inclure dans vos campagnes. Cette démarche garantit le respect des souhaits du contact et la conformité aux obligations légales du marketing par email.

Bonnes pratiques :

• Obtenez toujours un consentement explicite avant d'ajouter quelqu'un à une liste de diffusion.
• Incluez un lien de désabonnement clair dans chaque communication pour permettre au contact de se désinscrire facilement.
• Évitez les listes achetées ou tierces sans preuve de consentement.
• Reconfirmez les adresses anciennes ou inactives avant de les recontacter pour réduire le risque de plaintes et améliorer la délivrabilité.