Comment créer une communauté

Sur cette page, nous allons voir comment créer une communauté dans votre compte systeme.io.

1. Créer une communauté

Allez dans l'onglet "Ressources", puis cliquez sur la section "Communautés" (1).

Une fois dans l'onglet "Communautés", pour créer une nouvelle communauté, cliquez sur le bouton "Créer" (2).

Une popup apparaîtra dans laquelle vous devrez :

1. Créer un nom à votre communauté.
2. Choisir le nom de domaine que vous voulez attribuer à votre communauté.
3. Ajouter le chemin d'accès qui déterminera l'URL de votre communauté.
4. Choisir si vous désirez valider automatiquement les messages ou les modérer manuellement.

Une fois que vous avez rempli les informations requises, enregistrez en cliquant sur "Sauvegarder" (3).

2. Le tableau de bord de la communauté

Une fois la communauté créée, vous serez redirigé vers son tableau de bord, où vous trouverez les onglets suivants :

• Accueil : vous pouvez y publier des messages et créer des sujets
• Chercher : vous pouvez effectuer des recherches parmi les publications, les commentaires et les noms des auteurs. Au fur et à mesure que vous tapez dans la barre de recherche, des suggestions de saisie automatique s'affichent en temps réel (après avoir saisi au moins 3 lettres), ce qui vous permet de cliquer sur une suggestion et d'accéder directement au résultat le plus pertinent.
• Membres : pour accéder à la liste des membres de la communauté
• Paramètres : pour gérer la configuration de la communauté
• Posts programmés : les publications qui sont programmées
• Sujets : vous pouvez ajouter différents sujets

a. Membres

Depuis l'onglet « Membres », vous pouvez consulter les informations relatives aux membres de votre communauté, envoyer de nouvelles invitations et suivre le statut de ces dernières.

Lorsque vous invitez quelqu’un à rejoindre votre communauté, cette personne ne devient pas immédiatement membre actif. Elle doit d’abord accepter l’invitation et suivre la procédure d’intégration. Pour vous aider à gérer ce processus, le tableau de bord est divisé en quatre onglets :

• Membres (4) : affiche tous les utilisateurs actifs qui ont rejoint la communauté avec succès, ainsi que leur date exacte d'adhésion. (Le nombre de membres affiché ici ne comprend que les membres actifs). Dans cet onglet, vous pouvez également rechercher des membres existants ou en inviter de nouveaux (ces options sont disponibles dans les 4 onglets).

• Invitations en attente (5) : permet de suivre les utilisateurs à qui un lien d'invitation a été envoyé mais qui n'ont pas encore rejoint la communauté. Depuis cet onglet, vous pouvez choisir de renvoyer ou d'annuler leur invitation.

• Invitations expirées (6) : les invitations expirent automatiquement au bout de 7 jours. Une fois qu'une invitation a expiré, elle est déplacée vers cet onglet, où vous pouvez facilement réinviter l'utilisateur.

• Membres bannis (7) : affiche tous les membres qui ont été bannis de la communauté.

Remarques :

• Pour gagner du temps, vous pouvez ajouter des membres à votre communauté en masse en copiant-collant une liste d'adresses email, plutôt que de les saisir manuellement.
• Lors de l'envoi d'invitations en masse, tout utilisateur qui est déjà membre actif de la communauté sera automatiquement ignoré.

b. Paramètres

Depuis l'onglet "Paramètres", vous pouvez modifier le nom et l'URL de votre communauté, ainsi qu'ajouter une image de couverture.

Remarque : l'image de couverture de la communauté que vous sélectionnerez s'affichera sur la page répertoriant les communautés, ainsi que sur la page « Rejoindre » de la communauté.

Vous pouvez également choisir entre deux types de communautés différentes dans les paramètres de la communauté :

• Communauté privée : seuls les membres que vous invitez pourront accéder à ce type de communauté.
• Communauté publique : tout le monde pourra rejoindre votre communauté après s'être inscrit.

Vous pouvez également choisir de modifier les paramètres de validation automatique des publications :

c. Sujets

Pour ajouter un sujet, il suffit d'indiquer un nom et un chemin d'accès, puis de cliquer sur "Ajouter un sujet".

3. Publier dans une communauté

Pour publier dans une communauté, cliquez sur la rubrique "Écrire quelque chose".

Une popup s'affichera, dans laquelle vous pourrez saisir un titre et un chemin d'accès pour votre publication, sélectionner un sujet et rédiger votre contenu.

Vous pouvez également ajouter des emojis, importer un ou plusieurs fichiers à la fois depuis votre appareil (importation groupée d'images et de vidéos), ajouter un lien direct (la fonctionnalité prend en charge les liens provenant de YouTube, Facebook, Twitch, Vimeo, Wistia et Loom) et ajouter un mémo vocal (celui-ci doit être préenregistré et sauvegardé sur votre appareil).

Une fois votre publication créée, vous pouvez choisir de la publier directement en cliquant sur « Ajouter une publication » ou de la programmer en activant le bouton "Programmer ce post".

Une fois la publication mise en ligne, vous pouvez cliquer sur le menu représenté par les trois points, puis sur "Retirer le post" pour la supprimer ou sur "Modifier" pour y apporter des modifications.

Les administrateurs et modérateurs de la communauté peuvent épingler des messages en cliquant sur l'icône "Épingler" (10) et en choisissant de les épingler soit sur la page d'accueil, soit dans le fil de discussion auquel le message appartient.

Une fois l'épinglage confirmé, un message de notification s'affiche pour confirmer que l'opération a bien été effectuée. La publication apparaît alors en haut du fil d'actualité, accompagnée d'une petite bannière bleue qui la distingue des publications non épinglées, et comporte une option "Détacher le post".

Remarques :

• Pour l'instant, le fait d'épingler une publication sur une page ne l'épingle pas automatiquement sur toutes les autres pages.
• La publication épinglée la plus récente apparaît en haut de la page.

Vous pouvez choisir de trier les commentaires par :

• Les plus anciens,
• Les plus récents,
• Les plus populaires.

Vous pouvez épingler un commentaire en cliquant sur le menu représenté par trois points, puis sur "Épingler le commentaire".

Les commentaires épinglés apparaissent en haut de la page, accompagnés de la mention "Épinglé".

4. Automatisation de l'accès à la communauté

Vous pouvez automatiser l'ajout ou la suppression de membres de votre communauté à l'aide des outils d'automatisation de systeme.io. L'accès peut être géré de deux manières :

• Règles d'automatisation : déclenchez une action lorsqu'un événement spécifique se produit, comme l'ajout d'un tag ou le remplissage d'un formulaire (même méthode pour révoquer l'accès à la communauté).

• Workflows : pour les séquences plus complexes, vous pouvez utiliser les actions directement au sein d'un workflow. Cela vous permet de combiner l'accès à la communauté avec des délais, des décisions et d'autres étapes automatisées (même méthode pour révoquer l'accès à la communauté).

Remarque : si vous configurez des règles d'automatisation ou des workflows basés sur l'adhésion à une communauté, ces actions ne se déclencheront qu'une fois que l'utilisateur sera officiellement devenu membre actif (après avoir accepté l'invitation et terminé le processus d'intégration). Les automatisations ne se déclenchent pas lors de l'envoi de l'invitation initiale.

5. Rejoindre une communauté

Les administrateurs de communauté peuvent également vous inviter en partageant un lien vers la communauté.

Lorsque vous ouvrez ce lien et que vous cliquez sur "Rejoindre", la suite dépend de votre compte et de vos droits d'accès.

Remarque : afin de garantir une expérience fluide, lorsqu'un utilisateur clique sur un lien d'invitation à une communauté, il est redirigé directement vers cette communauté spécifique dès qu'il s'est connecté ou a créé son compte. Si un utilisateur tente de se connecter mais n'a pas réellement accès à la communauté, il sera simplement redirigé vers son tableau de bord habituel.

Scénario 1 : Vous disposez déjà d'un compte systeme.io

1. Vous êtes connecté(e) et disposez déjà d'un accès : si vous êtes connecté(e) et que vous avez déjà accès au domaine du propriétaire (par exemple, un accès anticipé à une formation sur ce domaine), il vous suffit d'accepter l'invitation en cliquant sur "Rejoindre". Vous deviendrez immédiatement membre de la communauté.

2. Vous n'êtes pas connecté(e), mais vous disposez déjà d'un accès : si vous n'êtes pas connecté(e), en cliquant sur "Rejoindre", il vous sera demandé de vous connecter à votre compte systeme.io. Une fois connecté(e) et après avoir accepté l'invitation, vous deviendrez membre de la communauté.

3. Vous n'y avez pas encore accès : si vous n'avez pas accès au domaine, lorsque vous cliquez sur « Rejoindre », il vous sera demandé de saisir votre adresse email. Vous recevrez ensuite un email vous permettant d'accepter l'invitation, de créer votre compte (si nécessaire) et de terminer le parcours d'inscription à la communauté. Une fois ce parcours terminé, vous deviendrez membre de la communauté.

Scénario 2 : Vous n'avez pas de compte sur systeme.io

Vous recevrez un email vous permettant de confirmer votre adresse email, de créer votre compte systeme.io, puis de terminer le parcours d'inscription à la communauté. Une fois cette étape terminée, vous deviendrez officiellement membre de la communauté.

Points à retenir :

1) Tous les membres de la communauté sont autorisés à ajouter des posts et à laisser des commentaires.

2) Le propriétaire peut recevoir des notifications lorsqu'un membre publie ou réagit à ses posts dans la communauté s'il active la case "Me notifier quand quelqu'un publie dans la communauté" dans les paramètres de notification :

3) Les membres de la communauté (y compris le propriétaire) peuvent modifier leur nom d'affichage qui apparaîtra lorsqu'ils ajouteront des messages ou des commentaires dans une communauté au niveau du champ "Nom d'affichage" dans les paramètres du profil.

4) Il est important de savoir que la liste des membres n'est visible que par les membres de la communauté dans une communauté privée, mais qu'elle est accessible à tout le monde dans une communauté publique.

5) Un membre a la possibilité de quitter une communauté en cliquant sur l'icône en rouge située au niveau de la communauté.

Enfin, en confirmant en cliquant sur "Quitter la communauté".

Remarque : la date et l'heure affichées dans l'ensemble de votre communauté (par exemple dans les publications, les publications programmées et les commentaires) respectent automatiquement le format et le fuseau horaire configurés dans les paramètres généraux de votre compte.