Guide d'utilisation de la fonctionnalité Calendrier de réservation sur Systeme.io

Dans cet article, vous allez découvrir comment utiliser la fonctionnalité de calendrier de réservation sur systeme.io.

Accès au menu Calendrier

Vous pouvez accéder à la section « Calendrier » depuis le menu « CRM » dans systeme.io.

Dans la section Calendrier, vous trouverez trois onglets principaux :

• Événements
• Réservations
• Disponibilité

Événements :

Cette page regroupe tous les événements que vous avez créés, permettant de les visualiser et d'en créer de nouveaux.

Exemples d’événements : « Consultation gratuite » ou « Session technique »

Comment créer un événement ?

1. Pour créer un événement, cliquez sur « Créer un nouvel événement » dans l’onglet « Événements ».
2. Un pop-up s’affichera pour vous demander de choisir le type d’événement :

• Événement individuel : Chaque créneau horaire peut être réservé par une seule personne. Idéal pour les coachings individuels, les consultations et les appels de découverte.
• Événement de groupe : Plusieurs personnes peuvent réserver le même créneau horaire. Parfait pour les webinaires en direct, les ateliers de groupe et les cours en ligne.

3. Sélectionnez l’option qui correspond à vos besoins, puis cliquez sur « Confirmer » pour continuer.

Après avoir confirmé votre choix, vous serez redirigé vers la page de configuration de l’événement, où vous pourrez définir les détails de votre événement :

• Nom de l’événement.
• Nom de l’hôte.
• Durée de l’événement.
• Photo de l’hôte (par défaut, la photo de profil de l’utilisateur est utilisée, mais celle-ci peut être personnalisée).

Paramètres de localisation :

Vous pouvez choisir entre trois types de localisation :

• Réunion
• Appel
• Face à face

• Réunion : Choisissez une intégration prise en charge (actuellement Zoom ou Google Meet) ou saisissez un lien de réunion personnalisé.

Note 1 : Si vous utilisez Zoom ou Google Meet, assurez-vous que l’intégration est configurée au préalable. Pour un guide étape par étape, consultez les articles d’aide suivants :

• Comment intégrer Zoom à systeme.io
• Comment intégrer Google Meet à systeme.io

Note 2 : Lors de la création d’un événement de groupe, vous devrez définir le nombre maximal de participants. Ce nombre ne doit pas dépasser la limite prise en charge par l’outil externe que vous utiliserez pour la réunion.

• Appel : Saisissez votre numéro de téléphone. La réunion se déroulera par appel téléphonique.

• Face à face : Indiquez une adresse physique et un numéro de téléphone, ensuite sauvegarder.

Note : Vous pouvez proposer plusieurs lieux de réunion pour un même événement (par exemple, appel et face à face), le prospect devra choisir ce qui lui convient.

• Description de l’événement : ajouter une petite description de votre événement qui apparaitra sur votre calendrier.

• Google Agenda : sélectionnez cette option pour permettre aux visiteurs d'ajouter votre événement à leur Google Agenda.

Note : Assurez-vous que l’intégration est configurée au préalable. Si plusieurs comptes Google sont connectés, vous pourrez choisir quel agenda utiliser.

Configurer la disponibilité de vos événements :

Dans cette section, vous pouvez configurer la disponibilité pour un événement spécifique.

• Intervalle de dates : représente la période pendant laquelle l'événement est disponible. Par défaut, cette plage est fixée à 30 jours.
• Heures disponibles : Il est également possible d'utiliser les paramètres de disponibilité globale définis au niveau de la rubrique "Disponibilité" en activant ou désactivant le bouton "Utiliser la disponibilité globale".

Note : les disponibilités globales définies par défaut sont expliquées au niveau du 3ᵉ et dernier point de cet article.

Paramètres avancés de la page de création d'événement :

Parmi les options de personnalisation supplémentaires, on retrouve :

• Fréquence de rendez-vous : Permet de définir la fréquence des créneaux horaires disponibles dans le calendrier. Par exemple, si l'incrément est fixé à 15 minutes et qu'aucun temps entre 2 rendez-vous n'est sélectionné, les créneaux apparaîtront ainsi : 9:00, 9:15, 9:30, etc.
• Limite journalière : Permet de fixer un nombre maximum d'événements pouvant être réservés par jour.
• Temps entre 2 rendez-vous : il s'agit d'un délai avant et/ou après un événement pour éviter les réservations consécutives sans interruption.
• Affichage du fuseau horaire : Indique si l'heure de réservation sera affichée dans le fuseau horaire de l'invité ou dans celui de l’hôte.

Voici un exemple de prévisualisation du calendrier pour un événement dont la localisation est "Appel" et "Face à face", dont la fréquence de rendez-vous est de 30 minutes et dont les disponibilités sont le mardi et mercredi uniquement.

Note : Lorsqu'un invité prend rendez-vous à partir de votre calendrier, celui-ci reçoit un email de confirmation du rendez-vous qui contient toutes les informations du rendez-vous, ainsi qu'un bouton pour annuler celui-ci. De plus, une notification par email est envoyée au propriétaire du calendrier pour le tenir informé d'un nouveau rendez-vous.

Réservations :

Cette page vous permet de consulter et de gérer toutes les réservations effectuées.

Fonctionnalités principales :

• Visualisez toutes vos réservations.
• Annulez une réservation, en cliquant sur "Annuler la réservation" au niveau de la réservation.

Ensuite en cliquant sur "Confirmer" pour valider l'annulation.

• Reprogrammez une réunion, en cliquant sur "Reprogrammer le rendez-vous"

Sélectionnez la date et l'horaire de votre choix pour la reprogrammation du rendez-vous et cliquez sur "Appliquer" pour valider.

• Cliquez sur « Détails de la réservation » pour afficher les informations de la réservation

Un pop-up s'affiche et présente tous les détails de votre réservation. Vous pouvez également annuler ou reprogrammer la réservation à partir de ce pop-up.

Note : dans le cas d'une annulation de rendez-vous ou une reprogrammation de rendez-vous, les invités ainsi que le propriétaire du calendrier sont notifiés par email du changement effectué.

Disponibilités :

Sur cette page, vous pouvez configurer vos disponibilités globales pour les événements.

• Disponibilités hebdomadaires : Définissez vos plages horaires disponibles pour chaque jour de la semaine.

Sachez qu'il est possible de créer plusieurs créneaux pour vos disponibilités pour une même journée.

• Disponibilités selon la date : Remplacez les disponibilités globales pour certains jours particuliers.
• Indisponibilité spécifique à une date : Remplacer la disponibilité globale et locale, même si la disponibilité globale est désactivée dans les paramètres de l'événement.

Nous vous invitons à consulter l'article "Comment ajouter un calendrier systeme.io sur votre page" pour savoir comment ajouter votre calendrier sur une page.