Comment fonctionne le workflow de systeme.io

Dans cette page, nous allons voir comment fonctionne le workflow de systeme.io.

Création d’un nouveau workflow :

Sur votre compte systeme.io, cliquez sur l'onglet "Automatisations" puis "Workflows" (1).

Cliquez sur le bouton "Créer" (2).

Ensuite, insérez le nom du workflow et cliquez sur "Sauvegarder" (3).

Une fois le workflow est créé, vous devrez définir des déclencheurs et attribuer des actions.

1) Ajouter un déclencheur :

Un déclencheur est activé après la survenue d’un événement spécifique, comme lorsqu’un utilisateur achète l’un de vos produits ou s’abonne à votre newsletter.

Pour créer un déclencheur :

Cliquez sur "Créez votre premier déclencheur" (4).

Vous avez plusieurs choix comme déclencheur :

Réunion programmée : Se produit lorsqu'un contact planifie une réunion.
Tag ajouté /Tag retiré : Se produit lorsque le tag a été ajouté / retiré au contact après l'activation du Workflow (les tags déjà ajoutés /retiré avant l'activation du Workflow ne seront pas pris en compte).
Inscrit au formulaire du tunnel : Se produits lorsqu'un contact vient de s'inscrire à un formulaire.
Inscrit à un formulaire de page du blog : Se produits lorsqu'un contact vient de s'inscrire à un formulaire de page du blog.
Formulaire du site Web abonné : Se produit lorsq'un contact vient de s'abonner via un formulaire.
Campagne email terminée : Se produits lorsqu'un contact reçoit tous les mails de la campagne.
Inscription au webinaire :Se produit lorsqu'un contact vient d’être enregistré sur un webinaire.
Inscrit à la formation : Se produit lorsqu'un contact s'inscrit à une formation.
Formation terminée : Se produit quand un étudiant vient de terminer une formation.
Module terminé : Se produit quand un étudiant vient de terminer un module.
Chapitre terminé : Se produit quand un étudiant vient de terminer un chapitre.
Inscrit au pack de formation : Se produit lorsqu'un contact vient de s'inscrire à un pack de formation.
Nouvelle vente : Se produit lorsqu'un client achète une offre.
Vente annulée : Se produit lorsqu'un abonnement est annulé ou qu'un paiement unique est remboursé.
Email ouvert : Se produit lorsqu'un contact ouvre un email.
Clic sur un lien dans un email : Se produit lorsqu'un contact clique sur un lien dans un mail.
Page visitée : Se produit lorsqu'un contact visite une page spécifique.
Inscrit dans la communauté : Se produit lorsqu'un contact vient de s'inscrire dans une communauté.
Échec du paiement de l'abonnement : Se produit lorsqu'un paiement d'abonnement échoue.
Inscrit au formulaire de la page créateur : Se produit lorsqu'un contact vient de s'inscrire via la section « Capturer des emails » d'une page créateur.

Notes :

Veillez à sélectionner un déclencheur pour votre workflow avant d'ajouter des étapes. Même s'il est techniquement possible d'ajouter des étapes sans déclencheur, le workflow ne s'exécutera pas tant qu'un déclencheur n'aura pas été défini.
Vous pouvez définir plusieurs déclencheurs pour qu'ils se déclenchent simultanément.
L'action ne se déclenche que si le déclencheur choisi se produit après l'activation du workflow.

2) Ajouter une étape :

Après avoir choisi un déclencheur, vous devez cliquer sur " + ", pour pouvoir choisir la prochaine étape :

Une action : Permet d'effectuer une action tel que : ajouter un tag, supprimer un tag, inscrire à une campagne, etc.
Une décision : Permet de diviser le chemin en fonction des critères sur les contacts, en choisissant le filtre que vous souhaitez.
Un délai : Permet d'attendre une période de temps, avant de passer à la prochaine étape de Workflow.

Exemple d'utilisation du Workflow :

Dans cet exemple, l'utilisateur abonne le contact à une campagne de mails (campagne de mail 1) lorsqu'il s'inscrit en utilisant sa page de capture. Ce dernier souhaite que ses contacts reçoivent les emails de sa première campagne de mails et s'ils achètent sa première offre, il arrête d'envoyer les emails de la première campagne et il commence à envoyer les emails de la deuxième campagne automatiquement.

Informations :

L'utilisateur vend deux offres, il utilise la première campagne pour proposer la première offre et il utilise la deuxième campagne pour proposer la deuxième offre.
L'utilisateur utilise une règle d'automatisation aussi qui ajoute le tag "Client 1" à chaque client qui achète sa première offre (l'offre promue dans la première campagne de mails 1).

Étapes à suivre :

1.L'utilisateur doit d'abord créer un déclencheur, choisir l'option "Inscrit au formulaire du tunnel", ensuite choisir le tunnel, et puis la page de capture qui contient le formulaire en question.

2. Il doit créer une action et choisir l'option "Inscrire à une campagne", et ensuite choisir la campagne "Campagne de mails 1".

3. L'utilisateur peut/devrait ajouter un délai après l'action, pendant cette période le contact reçoit les emails de la première campagne de mails.

Note : la modification de la durée d'une étape de délai n'affectera que les nouveaux contacts entrant dans cette étape. Les contacts qui se trouvent déjà en attente à cette étape ne seront pas concernés.

Dans ce cas de figure, si vous modifiez ultérieurement le délai de 7 à 14 jours, les contacts déjà en attente continueront à respecter leur délai initial de 7 jours. Le nouveau délai de 14 jours ne s'appliquera qu'aux nouveaux contacts entrant dans le workflow.

4. Il doit ensuite ajouter une décision afin de vérifier si le contact a le tag "Client" ou non, pour cela il doit sélectionner le filtre ''Tag", l'option "Contact tagué avec" et choisir le tag à utiliser (le tag "Client 1'').

5. Après avoir ajouté une décision, l'utilisateur aura deux choix :

Non : cela veut dire que le contact n'a pas le tag "Client", en d'autres termes, cela signifie qu'il n'a pas acheté l'offre encore.
Oui : cela veut dire que le contact a acheté l'offre.

Si la réponse est oui, nous aurons deux actions supplémentaires à créer :

Une action pour désabonner le contact de la première campagne email.
Une action pour abonner le contact à la deuxième campagne email.

Le Workflow est maintenant configuré, l'utilisateur n'a qu'à activer le workflow pour le mettre en action.

Activation du workflow :

Pour activer le Workflow, l'utilisateur doit retourner à la liste des Workflows et cliquer sur le bouton "Activer".

Dans la popup qui s'affiche, cliquez sur "Confirmer".

Désactivation du workflow :

Si vous voulez par la suite désactiver votre Workflow, dirigez-vous vers la liste des Workflows et cliquer sur le bouton "Désactiver".

Vous aurez le choix entre deux options lors de la désactivation de votre Workflow, vous pouvez choisir entre :

Désactiver le workflow : cela n'annulera pas les taches programmées, les contacts/clients pourront toujours recevoir les actions configurées, mais ne permettra pas à d'autres contacts/clients d'y être inscrits.
Désactiver le workflow et annuler les tâches programmées associées : de cette manière, vos contacts/clients ne recevront plus les taches qui étaient programmées dans le workflow.

Sélectionnez l'une des deux options, ensuite cliquer sur "Confirmer" pour valider la désactivation de votre workflow.

Partager le workflow

Vous pouvez facilement partager vos workflows avec d'autres comptes systeme.io à l'aide d'un simple lien partageable.

Lorsque vous partagez un workflow, tous les éléments qui y sont directement associés, tels que les tags, les formations, les tunnels de vente, les tunnels de webinaire (y compris les emails de notification de webinaire), etc., sont également partagés, ce qui garantit son bon fonctionnement dans le compte du destinataire sans qu'il ait besoin de tout recréer de zéro.

Dans la liste de vos workflow, cliquez sur les trois points à côté du workflow que vous souhaitez partager, puis cliquez sur "Partager" (1).

Une popup s'affichera avec une URL à partager. Cliquez sur "Copier le lien dans le presse-papiers" (2).

Lorsque le destinataire reçoit le message et clique sur le lien :

Le processus d'importation vers leur compte va démarrer, et ils recevront une notification sur leur tableau de bord indiquant la progression du partage (ils peuvent annuler l'importation en cliquant sur le X de la notification).

Une fois le partage terminé, un message final indiquant « Le workflow a été importé avec succès » s'affichera.

Le workflow importé est alors accessible directement depuis la page "Workflows".

Important : la plupart des déclencheurs, actions et conditions des workflows sont entièrement partageables. Cependant, certains éléments reposant sur des connexions externes très spécifiques ou sur des modifications à venir de la plateforme, les éléments suivants ne sont pas inclus lors du partage d'un workflow :

Déclencheurs : « Formulaire souscrit sur une page de blog » et « Inscrit au formulaire d'une page créateur ».
Actions : « Ajouter une nouvelle ligne à une feuille Google Sheet » et « Appeler un webhook ».

Informations complémentaires :

L'historique d'exécution des workflows n'est conservé que pendant un mois. Passé ce délai, il est automatiquement supprimé du système à des fins d'optimisation des données.

Si vous ne trouvez pas une ancienne tâche de workflow sur la page d'un contact, cela signifie que cette tâche datait de plus d'un mois et qu'elle a été supprimée lors d'un nettoyage du système.