Configuration des campagnes emails : guide des cas courants et des points de vigilance

Cet article aborde les situations les plus courantes auxquelles vous pourriez être confronté lors de la mise en place de vos campagnes d'emailing, ainsi que les bonnes pratiques à suivre pour garantir le bon déroulement de vos automatisations.

1. Ordre d'envoi des emails

L'ordre des emails dans une campagne suit une logique de haut en bas : l'email en haut est le premier envoyé. Toutefois, notez le comportement des nouveaux emails avant leur activation.

Lorsque vous ajoutez un nouvel email à une campagne, il apparaît en haut de la liste tant qu'il est inactif (indiqué par un point gris). En effet, tant qu’il n’est pas configuré pour l’envoi, il n’est pas intégré dans l’ordre d’envoi de la campagne.

2. Ajout d'un nouvel email en cours dans la séquence

Si vous ajoutez un nouvel email au début ou au milieu d'une séquence, seuls les contacts qui n'ont pas encore atteint cette étape le recevront.

Les contacts qui ont déjà dépassé ce point dans la séquence ne recevront pas rétroactivement le nouvel email.

Scénario d'exemple :

Considérez la logique de séquence suivante :

• « Email 1 » a été envoyé en premier à 9 contacts.
• Vous insérez ensuite un « nouvel email » en deuxième position.
• « Email 2 » reste en troisième position et a déjà été envoyé à 12 contacts.

Points clés :

• Les contacts actuellement à l'étape précédente recevront ensuite le « nouvel email ».
• Les contacts qui ont déjà avancé dans la séquence (et ont déjà reçu le « Email 2 ») ne recevront pas l'email ajouté.

En bref, un email inséré n'est livré qu'aux contacts qui n'ont pas encore atteint cette étape spécifique de la campagne.

3. Ajout d'un email a la dernière étape de la campagne

Lorsque vous ajoutez un email comme toute dernière étape, il sera envoyé à tous les contacts qui sont toujours abonnés à la campagne.

Remarque : même après qu'un contact a reçu le dernier email d'une séquence, il reste "abonné " à cette campagne à moins d'être spécifiquement retiré. Par conséquent, l'ajout d'une nouvelle étape finale entraînera l'inscription de ces contacts existants.

4. Fonctionnement des délais pour les emails nouvellement ajoutés

Lorsque vous ajoutez un email au milieu ou à la fin d'une séquence, il est essentiel de comprendre comment le système calcule les délais entre les emails.

Exemple :

Votre campagne comporte actuellement 2 emails :

• Email 1 : Envoyé 5 minutes après l'inscription.
• Email 2 : Envoyé 24 heures après le premier email.

Un contact s'inscrit le 01/01/2025 à 10h00.

• Il reçoit le Email 1 à 10h05.
• Il reçoit le Email 2 le 02/01/2025 à 10h05.

Le 15/01/2025, vous ajoutez Email 3, programmé pour être envoyé 24 heures après le précédent email.

Dans ce cas, pour les contacts qui ont déjà reçu l'Email 2, l'Email 3 sera envoyé immédiatement.

Pourquoi ? Parce que le délai de 24 heures est calculé à partir de la date à laquelle le dernier email a été reçu (ici le 02/01/2025), et non à partir de la date à laquelle vous configurez le nouvel email (15/01/2025).

Sachez toujours que les délais d’envoi dépendent de la progression réelle du contact dans la séquence, et non du moment où vous ajoutez un nouvel email.

5. Conditions et délais d’envoi des emails de campagne

Pour qu’un email de campagne soit envoyé, toutes les conditions configurées doivent être respectées.

Cela peut entraîner un décalage dans l’envoi de l’email si, par exemple, l’une des conditions n’est pas remplie immédiatement..

Vous pouvez configurer jusqu'à trois paramètres spécifiques :

Paramètres disponibles pour programmer l’envoi d’un email :

1. Définir un délai

   Vous pouvez choisir un délai entre chaque email de la séquence (jours, heures ou minutes).

2. Choisir l’heure d’envoi

   Vous avez la possibilité de préciser l’heure exacte à laquelle l’email doit être envoyé.

3. Choisir les jours d'envoi

   Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs jours de la semaine durant lesquels l’email pourra être envoyé.

Exemple :

Vous programmez Email 2 avec ces conditions :

• Envoyé 2 jours après l'Email 1
• À 10h00
• Du lundi au vendredi uniquement

Si l'Email 1 a été envoyé un jeudi à 15h00 :

• Le délai de 2 jours repousse l’envoi au samedi à 15h00.
• Cependant, comme l'email doit être envoyé à 10h00, il sera décalé au lundi suivant à 10h00 (premier jour disponible respectant toutes les conditions).

6. Modification des conditions dans une campagne emails

Il est important de comprendre comment les modifications des paramètres affectent les contacts déjà inscrits dans une séquence.

• Situation : Des contacts sont déjà abonnés à votre campagne et ont reçu certains emails, mais pas forcément tous.
• Action : Vous modifiez les conditions d'envoi de la campagne en cours de séquence.

Conséquence :

• Les nouvelles conditions ne s’appliqueront qu’aux nouveaux contacts qui s’abonneront à la campagne après la modification.
• Les contacts existants déjà dans la séquence continueront de recevoir les emails selon les anciennes conditions qui leur étaient appliqués au moment de leur abonnement.

Astuce : Pensez à une campagne comme à un train en route. Chaque « wagon » (contact) suit le plan initial. Modifier le plan ne change pas la route des wagons déjà partis ; seuls les nouveaux wagons prendront le nouveau chemin.

Exemple de comparaison :

Campagne initiale :

Modification des conditions :

Vous avez changé Email 3 de vendredi à samedi à 15 h.

Impact :

• Contacts existants : Les 200 contacts déjà dans la campagne ne seront pas affectés. Ils recevront toujours l'Email 3 le vendredi à 15 h.
• Nouveaux contacts : Tout contact qui s'inscrit après la modification recevra l'Email 3 le samedi à 15 h.

7. Désactivation et réactivation des emails

Faites preuve de prudence lors de la réactivation des emails de campagne

Si vous désactivez tous les emails d'une campagne alors que des contacts y sont encore inscrits, la réactivation de ces emails entraînera leur renvoi à tous les contacts actuellement inscrits, même s'ils les ont déjà reçus.

Pour éviter l'envoi d'emails en double, ce qui peut nuire à votre réputation d'expéditeur et entraîner des plaintes pour spam, nous recommandons de créer une nouvelle campagne.

Bonnes pratiques :

• Désactivez un email uniquement si vous êtes certain qu’il ne doit plus être envoyé.
• Pour modifier une campagne en cours, privilégiez la création d’une nouvelle campagne avec les emails mis à jour.

8. Contacts désabonnés mais toujours inscrits

Lorsqu’un contact choisit de ne plus recevoir d’emails marketing (newsletters, campagnes emails, emails automatiques) ou qu’il ne peut plus en recevoir (par exemple en cas de rebonds), le système ne le désabonne pas automatiquement de la campagne emails en cours.

Cela signifie :

• Le contact reste inscrit dans la campagne.
• Il continue d’avancer normalement dans la séquence, en respectant les délais et conditions définis.
• Il ne reçoit simplement pas les emails tant qu’il est désabonné ou injoignable.

Si le statut du contact repasse à « Abonné » par la suite :

• Il reprendra la réception des emails directement à l’étape où il est arrivé dans la campagne.

En résumé : la campagne emails n’est jamais mise en pause, même si le contact ne reçoit pas les emails pendant un certain temps.

Astuce finale pour une meilleure délivrabilité :

Les éléments d’un email, tels que le texte, les polices, les couleurs, les images, les émoticônes ou encore la mise en page, sont codés en HTML. Utilisés de manière excessive, ils peuvent alourdir considérablement un email et nuire à sa déliverabilité. En effet, les serveurs de réception peuvent rencontrer des difficultés à traiter des messages trop volumineux, ce qui augmente le risque qu’ils soient classés comme spam ou rejetés par les filtres anti-spam.

Il est donc essentiel de concevoir des emails optimisés et légers, en limitant l’usage de ces éléments et en privilégiant un contenu simple, clair et pertinent, afin de maximiser les chances d’atteindre la boîte de réception des destinataires.

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