Comment gérer vos réservations de calendrier

Dans cet article, vous apprendrez comment gérer toutes les réservations via vos calendriers systeme.io.

Ce dont vous aurez besoin :

1. Accéder à vos réservations de calendrier

Pour commencer, allez dans la barre de menu, cliquez "CRM", puis sélectionnez "Calendrier" (1).

Une fois dans le tableau de bord du calendrier, cliquez sur l'onglet "Réservations" (2).

2. Vue d'ensemble de l'onglet réservations

L'onglet réservations fournit une liste complète de toutes vos réservations à venir et passées. C'est votre centre principal pour gérer les rendez-vous que les clients ou invités ont réservés via vos calendriers.

Depuis cette interface, vous pouvez consulter les détails spécifiques de chaque réservation :

  • Nom de l'événement (1) : Le nom que vous avez défini lors de la création initiale de l'événement de calendrier.
  • Date (2) : Le jour précis pour lequel l'invité a réservé le rendez-vous.
  • Horaire : L'heure exacte à laquelle la réservation doit commencer.
  • Durée de l'événement (4) : La durée de la réunion, que vous avez configurée lors de la création de l'événement.
  • Statut (5) : Indique l'état actuel de la réservation :
    • Programmé : La réservation est confirmée et programmée à une date ultérieure.
    • Passé : La date et l'heure programmées de l'événement sont déjà passées.
    • Annulé : La réservation a été annulée par vous ou par l'invité.
    • Reporté : L'heure initiale de la réservation a été modifiée pour une nouvelle date ou un nouvel horaire.
    • À venir : La réservation aura lieu prochainement.
  • Paiement (6) : Affiche le statut de paiement de la réservation. Il affichera "Gratuit" pour les événements gratuits ou "Terminé" pour les réservations payantes.
  • Type d'événement (7) : Précise si la réservation est un événement Individuel (un à un) ou un Événement de groupe.
  • Invité (8) : Le nom du client ou de l'invité qui a réservé le rendez-vous (cliquer sur le nom ouvrira sa fiche contact, où vous pourrez consulter ses informations).

Pour trouver facilement des réservations spécifiques ou organiser votre affichage, vous pouvez utiliser les options de filtrage situées en haut à droite de la liste des réservations. Une fois vos critères définis, cliquez simplement sur le bouton bleu pour les appliquer.

Vous pouvez filtrer votre liste en utilisant les filtres suivants :

  • Nom de l'événement (9) : Filtrez la liste pour n'afficher que les réservations d'un événement spécifique que vous avez créé sur votre compte.
  • Statut (10) : Filtrez vos réservations en fonction de leur état actuel (par ex. À venir, Annulé, Passé, Reprogrammé ou Reporté), comme détaillé au point 5 ci‑dessus.
  • Période personnalisée (11) : Filtrez les réservations par date ou période spécifique. En cliquant sur cette option, un calendrier s'ouvre où vous pouvez sélectionner une plage de dates personnalisée ou utiliser les boutons de sélection rapide à droite (tels que Les 30 derniers jours, Ce mois, Le mois dernier, ou Depuis le début).

3. Gérer vos réservations

Pour gérer une réservation spécifique, cliquez sur le menu à trois points (...). Un menu déroulant apparaîtra, vous permettant d'effectuer les actions suivantes :

a. Reprogrammer le rendez-vous : Cette option vous permet de déplacer la réservation.

Une fenêtre de calendrier apparaîtra, vous permettant de sélectionner une nouvelle date et heure souhaitées pour la réunion. Une fois le créneau choisi, cliquez sur "Appliquer" pour confirmer les modifications.

Remarques :

  • Une fois les modifications confirmées, vous et l'invité recevrez un email avec les détails de la réservation replanifiée.
  • Lorsqu'une réservation est reprogrammée, les emails de rappel sont automatiquement mis à jour et envoyés selon le nouveau planning, même si certains rappels avaient déjà été envoyés pour la date et l'heure de réservation initiales. Les rappels sont envoyés en fonction des délais configurés pour l'événement.

b. Annuler une réservation : Cette option vous permet d'annuler la réservation. Une fenêtre de confirmation apparaîtra vous demandant de cliquer sur "Confirmer" pour finaliser l'annulation.

Note : Une fois que vous confirmez, vous et l'invité recevrez un email vous informant de l'annulation.

Note :

  • Les réservations annulées ne peuvent être ni modifiées ni reportées. Une fois qu'une réservation est annulée, l'option de reprogrammation n'est plus disponible.
  • Les réservations annulées ou passées peuvent être supprimées de la liste des réservations.

Pour plus de détails sur la reprogrammation ou l'annulation des réservations, consultez l'article d'aide suivant : Comment reprogrammer ou annuler des réservations du calendrier.

c. Détails de la réservation : Cette option ouvre une popup avec les détails de la réservation.

Cela affichera toutes les informations essentielles concernant cette réservation, notamment :

  • Nom de l'événement (1)

  • Horaire de l'événement (2)

  • Durée de l'événement (3)

  • Lieu de l'événement (4)

  • Paiement (5)

  • Nom de l'invité (6)

Remarque concernant les événements de groupe : en tant qu'organisateur, vous pourrez toujours consulter la liste complète des participants inscrits dans les détails de votre réservation. Toutefois, afin de préserver la vie privée de vos clients, les personnes invitées ne verront pas les noms des autres participants dans leurs emails de confirmation de réservation.

  • Les questions personnalisées que vous pouvez avoir ajoutées (7)

Note : Si vous avez intégré votre calendrier (par exemple Google Agenda), l'événement sera automatiquement mis à jour ou supprimé pour refléter la replanification ou l'annulation.

Vous avez maintenant terminé toutes les étapes pour utiliser la fonctionnalité de calendrier. Pour revoir le processus complet depuis le début, commencez par consulter cette page d'aide : Comment utiliser la fonctionnalité de calendrier systeme.io.

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