Comment améliorer la délivrabilité de mes emails (conseils avancés)

Dans cet article, vous allez découvrir nos conseils avancés d'améliorer la délivrabilité de vos emails et les règles a respecter.

Si vous cherchez des conseils de base sur la délivrabilité, rendez-vous ici.

L'un de nos enjeux est de nous assurer que notre délivrabilité soit la meilleure possible pour nos utilisateurs et cela passe par une surveillance accrue des emails sortants de notre plateforme.

La préservation de la bonne réputation de notre domaine et de nos adresses IP sont des bases fondamentales pour garder un autorépondeur performant. Pour y veiller, en plus d'avoir une équipe dédiée au contrôle de notre infrastructure 7J/7J, nous avons mis en place une série de règles essentielles dans ce sens.

Il est important et indispensable de prendre note d’un point primordial : la délivrabilité de vos emails dépend avant tout de vos pratiques.

Il est impératif que vous mesuriez les statistiques relatives à la délivrabilité de vos emails.

D’un point de vue pratique, nous vous conseillons de faire 5 choses :

1. Utilisez un nom de domaine personnalisé et authentifié
2. Nettoyez votre liste de contacts régulièrement des contacts en statuts Bounced, désinscrits et surtout ceux qui n'ouvrent plus vos emails
3. Envoyez des emails uniquement aux personnes qui l'ont accepté
4. Comprenez les indicateurs de systeme.io sur vos emails
5. Analysez vos statistiques

1. Utilisez un nom de domaine personnalisé et authentifié

De nombreux serveurs de réception filtrent les emails en fonction du flux de réception en mettant en place des filtres anti-spams. Afin de contourner cette règle, la première étape est d'utiliser une adresse email avec un nom de domaine personnalisé, et l'authentifier auprès de nos services.

Ainsi, vous gagnerez en crédibilité auprès de vos contacts, et d’un point de vue technique, les serveurs de réception des emails prendront en compte la réputation de votre domaine.

Afin d’authentifier votre nom de domaine, nous vous invitons à suivre la procédure décrite dans cet article, puis à contacter le Support pour vérification.

2. Nettoyez votre liste de contact régulièrement

Il est primordial d’avoir une base de contacts saine. Pour cela, il est indispensable de garder un œil attentif dessus.

Il est possible d'importer des listes de contacts sur systeme.io en suivant la procédure suivante.

Néanmoins, notons que l'accord explicite de tous ces contacts est une condition avant de les importer sur systeme.io.

Les contacts importés doivent savoir qu'ils sont inscrits à votre liste de diffusion et connaître la nature du contenu des emails que vous allez leur envoyer. Le but est de minimiser les éventuels signalements de vos emails comme étant indésirables.

De ce fait, nous n'autorisons pas les adresses emails achetées ou trouvées sur internet (pages jaunes, profils publics sur les réseaux sociaux ..etc).

Systeme.io se réserve le droit de suspension de la fonction d'envoi d'email ainsi que le blocage des comptes de ses utilisateurs pour tout comportement susceptible de nuire à l’efficacité du service.

Il est également très important de nettoyer votre liste de contacts de toutes les adresses emails inactives ou fausses, avant de les importer sur votre compte systeme.io.

En effet, envoyer des emails à des destinataires inexistants fera baisser votre taux de délivrabilité et cela peut également endommager la réputation de votre nom de domaine.

Votre base de contact peut contenir des adresses email inactives / désinscrites qui entachent votre délivrabilité.

Les fournisseurs de messagerie analysent les données de vos campagnes et vous pénalisent lorsque vos emails ne sont pas ouverts. Il est donc capital de supprimer tous vos contacts qui sont inactifs ou désinscrits.

Enfin, une fois votre liste de contacts importé et vos envois d'emails commencés, veillez a son nettoyage régulier.

Nous vous conseillons de la nettoyer au moins une fois par mois, afin de ne garder que les contacts réactifs, qui ouvrent vos emails.

2.1 Supprimez les adresses inexistantes

Il existe 2 types d’adresses inexistantes :

• Les anciennes adresses emails de clients qui ont peut-être été clôturés ou supprimés entre temps
• Les adresses e-mails mal orthographiées, qui sont désormais supprimées automatiquement par notre système.

Sur systeme.io et grâce aux filtres disponibles sur votre liste de contacts, vous pouvez en un clic obtenir la liste de vos contacts en statut “Bounced”.

Nous vous invitons à suivre la procédure décrite dans cet article.

2.2 Supprimez les adresses inactives

Vos contacts inactifs font chuter votre taux d’ouverture, lequel impacte directement votre réputation auprès des fournisseurs de messagerie.

Certaines adresses deviennent inactives pour plusieurs raisons :

• Vos emails passent en spam et ne sont plus vus par le client.
• Le client ne s’intéresse plus à l'activité / services que vous proposez.
• Votre client reçoit trop d’emails et n'ouvre plus les vôtres.

Pour gérer ces adresses inactives, commencez par les classer dans une nouvelle liste en ajoutant des tags.

Deux options s’offrent alors à vous :

• Entreprendre des campagnes spécifiques de réengagement : Si vous voulez opter pour un réengagement sur des campagnes spécifiques, nous vous recommandons de le faire uniquement si votre liste est segmentée, car sinon il s'agit d'une pratique déconseillée.
• Supprimer définitivement ces adresses : si vous décidiez de supprimer ces contacts de votre liste de contacts, il vous est possible, grâce aux filtres de systeme.io, de supprimer les contacts en fonction du délais choisi à cette fin. Nous vous invitions à suivre la procédure décrite dans cet article.

2.3 Mettez en place le double opt-in

Qu'est ce que le double opt-in ?

A l'inscription de vos contacts sur une page d'inscription où le double opt-in est activé, ils recevront un email contenant un lien de confirmation de leur inscription.

Si le contact n'a pas cliqué sur le lien de confirmation dans les 24H qui suivent son inscription, il est automatiquement supprimé de votre liste de contacts.

Il y a plusieurs avantages à mettre en place le double opt-in :

• Cela favorise l'inscription des contacts avec des adresses emails valides, et empêche en cas d'inscriptions des robots de rester sur votre liste de contacts étant donné qu'ils ne pourront pas valider leur inscription.
• Cela permet aussi la double confirmation de l'acceptation de réception de vos emails.

Cette option est disponible sur systeme.io : Comment mettre en place le double opt-in

3. Respectez les bonnes pratiques de l’emailing

Envoyer des emails à vos contacts est un excellent moyen de garder des liens avec eux afin que vous ne tombiez pas dans l'oubli, mais encore faut-il le faire correctement.

3.1 Envoyez des emails ciblés

Lors d’une campagne d'email marketing, bien connaître sa cible est primordial. En effet, cela vous permet de ne vous adresser qu’aux personnes qui correspondent à votre cible et s'intéressent réellement à votre contenu.

Un bon ciblage signifie s’assurer que les contacts de votre liste sont intéressés par ce que vous avez à leur proposer, et donc plus susceptibles d’ouvrir vos emails et de les lire.

Si vous envoyez vos campagnes à l’ensemble de vos contacts sans aucune personnalisation, vous risquez d'avoir de mauvais taux d’ouverture. Gardez toujours en tête que tous vos contacts ne sont pas tous intéressés par les mêmes choses. Si vous leur proposez constamment du contenu qui ne leur correspond pas, ils risquent d’arrêter d’ouvrir vos emails ou vous mettre en spam.

Pour conserver leur intérêt, vous devez segmenter vos contacts en fonction de leurs préférences afin de mieux partager vos contenus en ciblant leurs attentes. Pour cela, vous pouvez utiliser des TAGs.

Enfin, n'envoyez jamais d'emails à des contacts qui ne vous en ont pas donné l'autorisation. Cela ruinera vos statistiques.

Par ailleurs, acheter une liste de contacts est strictement interdit.

3.2 Soignez vos objets

L’objet d’un email est la première vitrine de votre message mais aussi de votre business.

C'est la première opinion que se fera votre prospect de votre message. C'est également avec le titre que vos contacts décideront ou non d'ouvrir vos emails. L’optimiser, c’est donc influencer directement le taux d’ouverture de vos emails.

Il existe un certain nombre de bonnes pratiques à respecter :

• Ne laissez pas l’objet vide.
• Évitez les mots chocs, à polémique et l'abus de majuscules.
• Limitez la ponctuation excessive, telles que les points d’exclamation et d’interrogation.

L’objet doit faire comprendre que vous tentez d’apporter de la valeur à votre interlocuteur. Pour attiser la curiosité du destinataire, insérer des éléments de personnalisation dans l’objet de l'email peut permettre d’augmenter le taux d’ouverture.

Attention, compte tenu des restrictions qui ont été mises en place sur certains serveurs, les filtres de contrôles sont devenus plus stricts vis-à-vis de la cohérence entre : le nom de l'expéditeur de l'email, son titre et son contenu.

Nous sommes contraints de vous inviter à davantage de vigilance quant au respect de la cohérence entre ces trois éléments.

Si vous proposez des séquences pré-écrites à vos affiliés/clients, il est essentiel de les informer de la nécessité d'éditer les emails avec une cohérence entre ces trois éléments.

Si, dans d'autres circonstances, vous utilisez des emails pré-écrits dans le cadre de la promotion d'un produit, il est également important de les respecter.

Aussi, et dans un respect essentiel des règles de base, il est interdit d'utiliser l'identité d'une tierce personne ou d'une société.

Il est préférable de n'utiliser qu' un seul nom d'expéditeur par compte / adresse email, aussi, ceux de types "votre banque", "le service de comptabilité", etc. sont prohibés et pourront faire l'objet de blocage par l'équipe de systeme.io.

Exemple de mauvais email :

Le titre, aussi attirant soit-il ne reflète pas le contenu de l'email. Des personnes qui ne comprennent pas la nuance peuvent croire à tort que cet email vient de leur banque ou que c'est une arnaque.

Le nom d'expéditeur est également inapproprié étant donné que vous n'êtes pas une banque.

Enfin, suite aux mesures de restrictions émises par "Gmail", nous vous prions de ne pas utiliser de réducteurs de liens sur vos emails (Bitly, TinyURL...)

En effet, il a été mis en évidence que ce type de liens est abusivement utilisés par les spammeurs.

Nous vous conseillons également d'utiliser des liens vers vos fichiers téléchargeables à la place de pièces jointes.

Ces mesures ont été prises afin d'améliorer la délivrabilité des emails de tous les utilisateurs de systeme.io et pour préserver la réputation de nos adresses IP.

Si toutefois, ceci n'est pas respecté, et dans un souci de sécurité, nous serons dans l'obligation de suspendre l'envoi des emails des comptes qui ne respectent pas ces règles essentielles.

3.3 Soyez attentif aux « spam words »

La détection des spams par les intelligences artificielles ont beaucoup évolué. Aujourd'hui, les outils ne se basent pas que sur la présence d’un mot, mais aussi sur :

• Le contexte de l’email
• Le nombre d’occurrences du mot
• Son placement dans l’email
• Son orthographe

Pour déterminer le dossier dans quel (Boîte principale, Promotions, Spams…) sera classé un email, les fournisseurs de messagerie scannent intégralement son contenu.

Les « spam words » sont des mots à éviter car ils peuvent contribuer à faire atterrir votre message dans les spams. C'est donc primordial de d'y accorder l'attention nécessaire.

3.4 Facilitez la désinscription

Quand un utilisateur reçoit un email qu'il ne désire pas, il sera face à trois options :

• Se désinscrire
• Ne plus ouvrir les emails
• Signaler l’email comme spam

Être régulièrement signalé comme spam aura un effet catastrophique sur votre délivrabilité et peut même vous valoir d’être blacklisté des fournisseurs de messagerie. Si le client se contente de ne plus ouvrir vos emails, vous perdrez aussi en délivrabilité et votre taux de nombre de clics va chuter.

Par conséquent, l'option de la désinscription reste de loin la meilleure.

Il n'y a pas de baguette magique pour améliorer votre taux de délivrabilité. Il faut simplement être rigoureux, respecter, les règles de bases et garder en tête que vos statistiques reflètent toujours vos pratiques.

3.5 Signez vos emails

Il est également très important qu'on puisse vous identifier sur vos emails (notez que cela est indispensable si vous envoyez des emails a des serveurs allemands par exemple).

En effet, il est important d'ajouter en pied de page de votre email :

• Votre nom ainsi que celle de votre marque et vos informations.
• Si vous êtes une société, son nom ainsi que le lien de votre site web.

Enfin, il est également vivement conseillé que tous les liens contenus dans l'email, ainsi que le nom de domaine expéditeur renvoient vers le même domaine (accessible).

4. Comprenez les indicateurs sur vos emails

Avec systeme.io, les utilisateurs sont répartis en groupes et chaque groupe utilise différents ensembles d'adresses IP.

La réputation de ces adresses IP est l’un des facteurs les plus importants pour assurer la délivrabilité des emails, d'où la nécessité de maintenir de bonnes statistiques pour être dans les meilleurs groupes. Nous classons les utilisateurs dans des groupes en fonction de la performance de certains indicateurs et pour notamment maintenir la réputation de ces adresses IP.

• Groupe vert : statistiques excellentes
• Groupe jaune : statistiques moyennes
• Groupe rouge : mauvaises statistiques
• Groupe quarantaine : pour les nouveaux utilisateurs qui ont de mauvaises statistiques
• Groupe gris : nouvel utilisateur - il sera déplacé vers l'un des quatre groupes dès qu’il aura envoyé au moins 500 emails

4.1 Les règles :

• Les utilisateurs sont répartis entre les différents groupes chaque matin
• Un utilisateur doit utiliser systeme.io en tant que client pendant au moins 16 jours pour être placé dans un autre groupe que celui des nouveaux utilisateurs
• Un utilisateur ne peut être déplacé d'un groupe à un autre qu'après avoir été dans le groupe actuel durant au moins 14 jours
• Un utilisateur ne peut être déplacé d'un groupe à un autre qu'après avoir envoyé un certain nombre d'emails dans le groupe actuel :

NOUVEL UTILISATEUR (Gris) → 500,

QUARANTAINE → 1000,

RISQUE FAIBLE (Vert) → 5000,

RISQUE MODÉRÉ (Jaune) → 5000,

RISQUE ÉLEVÉ (Rouge) → 5000,

Note : nous vérifions les emails envoyés depuis la date du dernier changement de groupe jusqu'à 5 jours auparavant. Nous avons besoin de ces 5 jours pour collecter les statistiques de délivrabilité des emails :

• Taux de rebond (Bounced)
• Rapports de spam
• Taux d'ouverture
• Etc.

Il existe trois statistiques principales à surveiller :

• Le taux de Bounced (rebond) : il s'agit du pourcentage d'emails rejetés par les serveurs de réception, par rapport aux emails envoyés.

Ces rejets peuvent être dus à différentes raisons (fausses adresses emails, adresses emails désactivées, nom de domaine blacklisté, incident au niveau des serveurs de réception, etc.).

• Spam reports : il s'agit du nombre de vos contacts qui signalent manuellement votre email comme indésirable, ainsi que le pourcentage par rapport au nombre d'emails ouverts.
• Nombre d'emails ouverts : il s'agit du nombre d'ouvertures de l'email en question ainsi que le pourcentage par rapport au nombre d'emails envoyés.

4.2 Seuils :

Voici les seuils qui permettent de déplacer un utilisateur vers un groupe ou un autre.

Risque ÉLEVÉ :

• TAUX D'OUVERTURE < 10 %
• 0.4% < RAPPORT DE SPAM < 1% (min 6 rapports de spam)
• 1.8% < TAUX DE BOUNCED (rebond) > 5% (min 30 emails rebondis)

Risque MODÉRÉ :

• 10 % < TAUX D'OUVERTURE < 20 %
• 0.25% < RAPPORT DE SPAM < 0.4% (min 6 rapports de spam)
• 0.7% < TAUX DE BOUNCED (rebond) < 1.8% (min 30 emails rebondis)

Risque FAIBLE :

• 20% < TAUX D'OUVERTURE
• 0.25% > RAPPORT DE SPAM
• 0.7% > TAUX DE BOUNCED (rebond)

Quarantaine :

• Les emails envoyés au cours des dernières 24 heures sont vérifiés :
• Si l'un des seuils est dépassé, l'utilisateur est immédiatement déplacé vers le groupe quarantaine :
• RAPPORT DE SPAM > 1% ;
• TAUX DE BOUNCED (rebond) > 5%;
• Nous vérifions au moins 1000 emails envoyés jusqu'à 5 jours avant.
• Si vous êtes dans le groupe quarantaine ou rouge, nous vous conseillons de suivre les indications ci-dessus ainsi que notre page d'aide suivante pour bien interpréter vos statistiques et les corriger pour améliorer la délivrabilité de vos emails.

5. Analysez les statistiques de vos emails

Pour assurer une bonne délivrabilité des emails, nous contrôlons quotidiennement l'activité de nos utilisateurs.

Si nous remarquons que l'un des indicateurs est anormalement élevé, nous suspendons l'envoi des emails depuis le compte de l'utilisateur par mesure de sécurité (cette démarche est faite dans l'intérêt de tous les utilisateurs de systeme.io).

Voici quelques indications pour interpréter ces chiffres :

Taux de Bounced (rebond) :

• Moins de 0,5% => OK
• Entre 0.6% et 1.9% => Il faut essayer de trouver la raison.
• 2% et plus => Problème critique, il faut contacter notre support client dès que possible.

Spam reports :

• En dessous de 0.08% => OK
• Entre 0,08% et 0,19% => vous devez trouver la raison pour laquelle vous avez tant de rapports de spam.
• 0.2% et plus => il s'agit d'un problème critique, vous devez contacter notre support client dès que possible.

Nombre d'emails ouverts :

• 20% et plus => Bon taux d'ouverture.
• Entre 10% et 20% => taux d'ouverture moyen
• Moins de 10% => vous devez nettoyer votre liste de contacts

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