Comment réussir votre migration tout en préservant la délivrabilité de vos emails ?

Dans le cadre de la migration de vos contacts vers systeme.io, certaines étapes clés doivent être respectées pour assurer une transition fluide depuis un autorépondeur externe. Cela inclut l’application des bonnes pratiques techniques, légales (notamment en matière de RGPD), ainsi que marketing.

1. Préparation et audit de votre base actuelle

Une base bien préparée est essentielle pour réussir votre migration. Voici les premières étapes à suivre :

• Exportez vos contacts au format CSV.
• Vérifiez les données disponibles : prénom, nom, email, statut (abonné, désabonné), date d'inscription, tags, etc.
• Segmentez vos contacts selon leur niveau d’engagement (actifs / inactifs) pour éviter d’importer des adresses obsolètes.
• Identifiez les contacts récents : si vous avez envoyé des emails récemment, privilégiez ceux qui ont ouvert vos messages au cours des 30, 60 ou 90 derniers jours.

2. Nettoyage de la base avant l'import

Une fois votre liste triée, il est crucial de s'assurer de la qualité des adresses email qu’elle contient.

Voici les bonnes pratiques à suivre :

• Supprimez les doublons, les adresses inactives ou invalides.
• Utilisez les filtres de votre ancien outil pour trier vos contacts. Si ces filtres ne sont pas disponibles, optez pour un service de vérification d’emails afin d’éviter les adresses à risque (hard bounces, spamtraps, etc.).
• Conservez les preuves de consentement (opt-in). Celles-ci peuvent être demandées par notre équipe.
• Respectez les statuts des contacts : n’activez pas les désabonnés ou les contacts inactifs.
• Vérifiez que les tags et segments sont correctement attribués.

À noter : vous pouvez importer des contacts désabonnés dans votre compte systeme.io. Ceux-ci seront automatiquement classés comme "désabonnés" et ne recevront aucune communication de votre part via la plateforme.

Il est également indispensable de n’importer que les contacts ayant donné leur consentement explicite à recevoir vos emails, pour garantir la conformité RGPD et préserver votre délivrabilité.

3. Importation des contacts "élèves" de vos formations :

Si vous souhaitez importer des contacts ayant participé à vos formations (élèves), mais n’ayant pas reçu d’emails depuis un certain temps, leur importation devra se faire de manière progressive.

En effet, chaque fois qu’un contact est ajouté à une formation sur systeme.io, le système lui envoie automatiquement un email contenant un lien d'accès à son espace de formation.

Afin d’éviter une vague de rebonds causée par des adresses inactives, nous vous recommandons d’étaler cette importation.

4. Réchauffement (Warm-up) de l’adresse ou du domaine :

Lorsque vous changez d’autorépondeur, un processus de warm-up est nécessaire. Il consiste à habituer progressivement les fournisseurs de messagerie à vos envois, afin de maintenir une bonne réputation d’expéditeur et d’éviter que vos emails n’atterrissent dans les spams.

Nous vous expliquons les raisons dans cette page d'aide.

Les étapes principales :

• Commencez par envoyer à vos contacts les plus engagés.
• Augmentez progressivement le volume d’envoi chaque jour.
• Évitez les envois massifs immédiats, qui peuvent entraîner des blocages ou des classements en spam par les FAI.

Tests et suivi après migration

• Effectuez des envois tests sur de petits segments.
• Analysez les taux d’ouverture, de clics, de spam et de rebonds.
• N’envoyez pas de campagnes de réengagement aux contacts inactifs dans un premier temps.
• Ajustez vos messages ou paramètres de délivrabilité si nécessaire.

Exemple de plan de warm-up pour une liste de plus de 5 000 contacts

Ce processus est crucial pour garantir une bonne délivrabilité après une migration. Il vise à construire progressivement une réputation d’expéditeur fiable auprès des services de messagerie (Gmail, Outlook, etc.).

Objectif : éviter les spams et les blocages par les FAI.

Plan de warm-up sur 7 à 14 jours :

• Jours 1-2 : Envoyez à 500 contacts très engagés (ouverts/cliqués dans les 30 derniers jours).
• Jours 3-4 : Augmentez à 900 contacts, toujours très engagés.
• Jours 5-6 : Passez à 1 500 contacts, en ajoutant les contacts semi-engagés (ouverts dans les 60 derniers jours).
• Jours 7-9 : Envoyez à 2 500 à 4 000 contacts, en incluant les modérément actifs.
• Jours 10-14 : Passez à l’ensemble de la liste, en excluant les adresses inactives de longue date.

Voici un autre format de réchauffement :

Bonnes pratiques pendant le warm-up

1. Ciblez en priorité les contacts les plus engagés

Commencez vos envois par les contacts ayant récemment ouvert ou cliqué sur vos emails.

Cela envoie un signal positif aux fournisseurs d’accès à internet (FAI) grâce à des taux d’ouverture et de clic élevés.

Utilisez des segments dynamiques tels que : Ouverts / cliqués au cours des 30, 60 ou 90 derniers jours.

2. Soignez le contenu

Un contenu de qualité contribue directement à votre délivrabilité :

• Utilisez des objets personnalisés et engageants.
• Ajoutez des liens clairs et traçables.
• Évitez les éléments considérés comme spam :

1. Majuscules excessives dans l’objet.
2. Surpromesses ou messages trop commerciaux.
3. Pièces jointes inutiles.
4. Symboles spéciaux dans les titres.

3. Surveillez les indicateurs clés

Gardez un œil sur les performances de vos campagnes :

• Taux d’ouverture : > 20 % est une bonne moyenne.
• Taux de clic : > 2 % selon le type de campagne.
• Taux de rebond (bounce) : < 2 %.
• Taux de plainte (spam) : < 0,1 %.

4. Supprimez les adresses problématiques

Supprimez régulièrement les contacts inactifs pour préserver la qualité de votre liste : Retirez les contacts qui n’ont montré aucune activité depuis plus de 6 mois (aucune ouverture ni clic).

Sur systeme.io, deux méthodes s’offrent à vous :

• Manuellement
• Automatiquement

5. Authentifiez vos envois

L’authentification de vos envois est cruciale pour assurer leur bonne réception :

• Vérifiez que les enregistrements SPF, DKIM et DMARC sont correctement configurés pour votre domaine.

(Cette étape est incluse dans notre processus de migration, sauf si vous souhaitez la gérer vous-même.)

• Utilisez un domaine d’envoi dédié (ex. : news@votreentreprise.com  ).
• Créez un compte sur Google Posmaster Tools pour surveiller votre réputation d’expéditeur.

Chez systeme.io, nous accordons une importance capitale à la délivrabilité de vos emails. Notre équipe travaille en continu pour optimiser nos services et vous aider à obtenir les meilleurs résultats possibles.

Nous mettons à votre disposition un service de support dédié à la délivrabilité, disponible 7 jours sur 7. N’hésitez pas à nous contacter en cas de besoin, notre équipe est là pour vous accompagner.

Bonus : outils recommandés

• Outils de validation d’emails : NeverBounce, BriteVerify, ZeroBounce.
• Monitoring délivrabilité : GlockApps, Mail-Tester, Postmaster Tools (Gmail).

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