Comment configurer vos événements de calendrier

Dans cet article, vous apprendrez à créer et à configurer des événements de calendrier dans systeme.io afin de commencer à accepter des réservations.

1. Accéder à votre calendrier

Pour commencer, allez dans la barre de menu, cliquez sur CRM, puis sélectionnez calendrier (1).

L’onglet des événements affiche tous les événements que vous avez créés. Vous pouvez les consulter et en créer de nouveaux (par exemple, une consultation gratuite ou une session technique).

2. Créer un événement

Pour créer un événement, cliquez sur Créer un nouvel événement (2) dans l’onglet Evénements. Une fenêtre popup s’ouvrira et vous demandera de choisir le type d'événement (3) :

a. Événement individuel : Chaque créneau peut être réservé par une seule personne. Parfait pour le coaching en tête-à-tête, les consultations et les appels de découverte.

b. Événement de groupe : Plusieurs personnes peuvent réserver le même créneau. Idéal pour les webinaires en direct, les ateliers de groupe et les cours en ligne.

Sélectionnez l’option qui correspond à vos besoins et cliquez sur Confirmer (4) pour continuer.

3. Event details

Après avoir confirmé votre choix, vous serez redirigé vers la page des paramètres de l’événement, où vous pourrez configurer les détails de votre événement :

a. Nom (5): Le nom de votre événement (exemple : Présentation).

Ce que verront vos clients dans votre calendrier :

b. Nom de l'hôte (6): Le nom de l’hôte de l’événement apparaîtra également sur votre calendrier.

Ce que verront vos clients dans votre calendrier :

c. Durée de l'événement (7): La durée de votre événement, qui apparaîtra également dans votre calendrier.

Ce que verront vos clients dans votre calendrier :

d. Photo de l'hôte (8): Par défaut, votre photo de profil est utilisée, mais elle peut être personnalisée. Cette photo apparaîtra sur votre calendrier.

Ce que verront vos clients dans votre calendrier :

e. Logo personnalisé (9): Le logo personnalisé que vous téléchargez lors de la création d’un événement de calendrier apparaîtra dans tous les e-mails envoyés depuis ce calendrier, à la place du logo systeme.io par défaut. Cela inclut :

• Confirmation d’inscription à l’événement
• Rappels de rendez-vous
• Autres e-mails de notification du calendrier

Ce à quoi cela ressemblera dans les emails envoyés à vos clients après une réservation :

f. Lieu (10)

Vous pouvez choisir parmi trois types de lieu : Réunion, Appel, et Face à face.

• Réunion : Choisissez une intégration prise en charge (actuellement Zoom ou Google Meet) (11) ou saisissez un lien de réunion personnalisé (12). Cliquez sur Sauvegarder pour appliquer les modifications.

• Appel : Saisissez votre numéro de téléphone (14). La réunion se déroulera par téléphone.

• Face à face : Saisissez une adresse physique et un numéro de téléphone (15).

Vous pouvez proposer plusieurs options de lieu pour un même événement (par exemple, appel et en personne). Le participant peut choisir sa méthode préférée.

g. Description

Ajoutez une brève description de l’événement. Elle sera affichée sur votre page de réservation. Vous pouvez formater et personnaliser votre description à l’aide du menu d’édition en haut de la zone de texte.

Ce que verront vos clients dans votre calendrier :

h. Google Agenda

Activez cette option pour ajouter automatiquement les rendez-vous réservés à votre Google Calendar. Vous pouvez choisir sur quel Google Calendar spécifique vous souhaitez enregistrer les réservations ; cela vous permet d’organiser vos événements sur différents calendriers au lieu d’utiliser uniquement votre calendrier par défaut. Sélectionnez simplement votre calendrier préféré dans le menu déroulant.

Lorsqu’une personne réserve, la réservation apparaîtra automatiquement dans votre Google Agenda.

Pour vous aider à gérer et à distinguer facilement vos rendez-vous d'un seul coup d'œil, le titre de l'événement dans votre Google Agenda inclura automatiquement les détails spécifiques de la réservation :

• Pour les événements individuelles : le titre affichera le nom de l'événement suivi du nom complet de l'invité (par exemple, « Présentation »). Si l'événement se déroule sur Zoom, le lien Zoom sera également inclus dans les détails de l'événement dans Google Agenda.

• Pour les événements de groupe : le titre affichera le nom de l'événement suivi du nombre actuel de participants inscrits (par exemple, « Présentation – 2 participants »). Si l'événement se déroule sur Zoom, le lien Zoom sera également inclus dans les détails de l'événement sur Google Agenda.

4. Définir vos disponibilités

a. Options de plage de dates

Les invités peuvent réserver des rendez-vous :

• Sans limite de temps (16) : Cette option permet aux invités de réserver un créneau à n’importe quel moment dans le futur sans date de fin spécifique. Idéal pour les événements continus qui ne nécessitent pas de mises à jour répétées de la plage de dates.
• jours dans le futur (17) : Limitez la période pendant laquelle les invités peuvent réserver à l’avance (par exemple, 30, 60 ou 90 jours à partir d’aujourd’hui). Le calendrier affichera automatiquement les créneaux disponibles en fonction du nombre de jours choisi, en se mettant à jour quotidiennement sans modification manuelle.
• Sur une période définie (18) : Sélectionnez manuellement une date de début et une date de fin pour la disponibilité de votre événement.

b. Délai minimum avant l'événement (19)

Déterminez combien de temps à l’avance les invités doivent réserver. Par exemple, "2 heures" exige que les réservations soient faites au moins 2 heures avant le début de la réunion.

c. Date limite d'annulation (20)

Déterminez à quel moment avant l’heure de début les invités sont autorisés à annuler. "0 heures" permet les annulations jusqu’au début de la réunion, tandis que "24 heures" empêche les annulations de dernière minute.

d. Heures disponibles (21)

Vous pouvez définir manuellement la disponibilité ou utiliser vos paramètres de disponibilité globaux en basculant l’option Disponibilité.

e. Disponibilité hebdomadaire (22)

Vous pouvez configurer votre availability pour cet événement spécifique.

• Disponibilité hebdomadaire : Définissez des créneaux horaires par défaut pour chaque jour de la semaine (22). Vous pouvez également définir plusieurs créneaux horaires le même jour si nécessaire (23).

• Disponibilité selon la date : Utilisez cette fonctionnalité pour ajouter des dates spécifiques où vous êtes disponible, remplaçant ainsi votre planning hebdomadaire. Utile pour ajouter des disponibilités supplémentaires les jours où vous êtes normalement indisponible ou pour des créneaux ponctuels spéciaux.

Cliquez sur + Ajouter une nouvelle date (24) puis cliquez sur l’icône du calendrier (25) pour sélectionner des dates et heures spécifiques pendant lesquelles vous souhaitez être disponible pour des réservations.

5. Paramètres avancés

La section des paramètres avancés vous permet de définir des contraintes spécifiques pour votre événement :

a. Fréquence des rendez-vous (26): Définissez la fréquence d’apparition des créneaux (par exemple, toutes les 15 minutes).

b. Limite journalière (27): Nombre maximum de réservations par jour.

c. Temps entre 2 rendez-vous (28): Temps ajouté avant ou après chaque réservation pour éviter les rendez-vous à la suite.

d. Affichage du fuseau horaire (29): Choisissez si l’heure du rendez-vous est affichée dans le fuseau horaire de l’hôte ou de l’invité.

Étape suivante : Maintenant que les détails de base et la disponibilité de votre événement sont définis, l’étape suivante consiste à ajouter votre calendrier à une page de funnel. Vous pouvez apprendre comment faire pour Réservations gratuites ou Réservations payantes.